Các vấn đề phổ biến mà các nhà tổ chức sự kiện phải đối mặt: Giải pháp là gì?

11

Tổ chức sự kiện đang phải đối mặt với rất nhiều vấn đề những ngày này. Trước khi xuất hiện internet, mọi người không có khái niệm về các nền tảng truyền thông xã hội hoặc quảng bá trực tuyến các sự kiện và hoạt động. Tuy nhiên, với internet và sự phổ biến nhanh chóng của các công cụ truyền thông xã hội, các doanh nghiệp hiện đang phải đối mặt với một thách thức khó khăn khi kết hợp các chiến lược tiếp thị truyền thống với các chiến thuật quảng cáo trực tuyến tiên tiến hơn. Hơn nữa, suy thoái kinh tế toàn cầu hiện nay đã khiến nhiều tổ chức nghiêm túc suy nghĩ về các biện pháp cắt giảm chi phí khác nhau để quản lý hành chính trong một ngân sách hạn chế.

Bây giờ chúng ta hãy thảo luận về các vấn đề phổ biến nhất của việc tạo và quản lý các sự kiện, bất kể quy mô và mức độ phức tạp của nó.

Giảm ngân sách

Vấn đề cơ bản của việc sắp xếp một sự kiện là ngân sách. Các nhà tổ chức sự kiện phải ghi nhớ số tiền cần thiết để đặt chỗ và trang trí địa điểm, in thư mời bản cứng, gửi cho khách tương ứng, quản lý thực đơn cho buổi biểu diễn, v.v. Hơn nữa, nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên để quản lý hành chính tổng thể trước, trong và thậm chí sau khi chương trình kết thúc là rất cần thiết.

Giảm tham dự sự kiện

Với cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu đang diễn ra, mọi người đang tỏ ra miễn cưỡng tham dự các cuộc họp và triển lãm thương mại của công ty. Do đó, nhiều nhà tổ chức không bán được toàn bộ kho vé sự kiện hoặc tối đa hóa lượng đăng ký mặc dù đã nỗ lực hết sức để làm cho sự kiện thành công.

Khía cạnh tiếp thị và khuyến mãi

Tổ chức một sự kiện cũng quan trọng như tiếp thị nó. Các nhà tổ chức phải nỗ lực 100% trong việc quảng bá các cuộc họp, hội nghị, v.v. để làm cho những người tham dự tiềm năng biết về những diễn biến đó. Chỉ sau đó, người ta mới có thể phát triển cơ hội tham dự đầy đủ sự kiện và bán vé.

Các vấn đề về quản lý hội nghị hoặc cuộc họp

Một người gần như không thể quản lý các khía cạnh hậu cần của một hội nghị hoặc một cuộc họp cho những người tham dự và khách của họ. Do đó, các công ty được cho là đang thuê nhân viên tạm thời bên ngoài để đảm nhận các quy trình đó. Phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm nhân viên phù hợp cho những vai trò tạm thời này và khiến họ hiểu hệ thống quy trình công việc trong quản trị của tổ chức.

Tích hợp mạng xã hội

Các cá nhân không còn sử dụng các trang web truyền thông xã hội chỉ vì lý do cá nhân – họ đang sử dụng Facebook Twitter, MySpace, v.v. để đáp ứng các nhu cầu và mục tiêu kinh doanh cấp bách. Do đó, các nhà hoạch định cuộc họp hoặc hội thảo cần tập trung vào lĩnh vực này để mở rộng phạm vi tiếp cận của họ ra ngoài ranh giới địa lý.

Để giải quyết những vấn đề đang gia tăng này và quản lý hiệu quả các sự kiện, các nhà tổ chức được cho là đang nhờ đến sự trợ giúp của nhiều loại giải pháp quản lý sự kiện trực tuyến. Các giải pháp như vậy có mức chi phí hiệu quả và được cho là cực kỳ dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian. Các giải pháp/phần mềm quản lý sự kiện trực tuyến được tích hợp với nhiều công cụ như đăng ký, quản lý thanh toán, truyền thông và tiếp thị để giúp tổ chức tổ chức bất kỳ loại sự kiện nào một cách dễ dàng.


Thành Khiêm