Ở các công ty Mỹ, kiểm tra lý lịch trước khi tuyển dụng nhân viên mới đã trở thành một công cụ quản lý rủi ro tiêu chuẩn. Vấn đề không còn là liệu một công ty có nên sàng lọc các ứng viên hay không, mà là làm thế nào để hoàn thành nó. Một nghiên cứu năm 2004 do Hiệp hội Quản lý Nguồn Nhân lực (SHRM) công bố, có tựa đề “Khảo sát Bạo lực Nơi làm việc”, cho thấy số lượng các công ty tiến hành sàng lọc trước khi tuyển dụng đã tăng lên đáng kể.
Quyết định đầu tiên mà người sử dụng lao động phải đối mặt là nên thực hiện sàng lọc nội bộ hay thuê bên ngoài. Có một số nhiệm vụ mà người sử dụng lao động chắc chắn có thể thực hiện trong nhà, chẳng hạn như kiểm tra hồ sơ tội phạm tại địa phương; tuy nhiên, một xu hướng ngày càng tăng giữa các tổ chức có lợi nhuận và hiệu quả là các dịch vụ gia công phần mềm, mặc dù rất quan trọng nhưng không đại diện cho sức mạnh cốt lõi của công ty. Nhiều công ty nhận thấy việc sử dụng thời gian và năng lượng của họ là không hiệu quả để cố gắng thực hiện các dịch vụ kiểm tra lý lịch mà một chuyên gia bên thứ ba có thể cung cấp một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hơn nữa, người sử dụng lao động sẽ phải tìm hiểu nhiều luật phức tạp của tiểu bang và liên bang quy định những thông tin nào họ có thể và không thể truy cập, đồng thời có được các nguồn thông tin và phần mềm chuyên dụng.
Chi phí thuê ngoài cũng là một yếu tố cần cân nhắc. Người sử dụng lao động sẽ cần dành thời gian và nguồn lực của nhân viên để quản lý vật lý của quy trình, bao gồm cả máy tính và triển khai giải pháp phần mềm để quản lý và theo dõi tất cả các ứng viên đang được sàng lọc. Mặt khác, một báo cáo điển hình từ một công ty sàng lọc sẽ có chi phí thấp hơn mức lương của ngày đầu tiên trả cho nhân viên mới – được gọi là “Quy tắc trả lương dưới một ngày”. Xem xét chi phí của một thuê tồi, đây là một khoản đầu tư rất tối thiểu. Một số công ty sàng lọc chuyên sâu hơn cho các vị trí được trả lương cao hơn; tuy nhiên, ngay cả khi vị trí này được trả nhiều tiền hơn, thì chi phí tương đối của việc sàng lọc gia tăng so với mức lương cao hơn vẫn không đổi. Trừ khi một nhà tuyển dụng lớn đến mức phát sinh thêm chi phí hành chính cho đơn vị kiểm tra lý lịch nội bộ, hầu hết các nhà tuyển dụng đều thuê ngoài nhiệm vụ này.
Cách chọn một công ty sàng lọc lý lịch:
Vì có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ sàng lọc trước việc làm, một số lời khuyên thận trọng là để đưa ra lựa chọn. Đầu tiên, nhà tuyển dụng nên tìm kiếm một đối tác chuyên nghiệp chứ không chỉ là một nhà cung cấp thông tin bán dữ liệu với giá thấp nhất. Thứ hai, người sử dụng lao động nên áp dụng các tiêu chí tương tự mà họ sẽ sử dụng để lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp quan trọng nào khác. Ví dụ, nếu người sử dụng lao động đang chọn một công ty luật để đại diện pháp lý, họ sẽ không chỉ chọn công ty luật rẻ nhất. Mặc dù chi phí luôn được cân nhắc, nhưng rõ ràng nhà tuyển dụng sẽ muốn biết rằng họ đang chọn một công ty luật có năng lực, kinh nghiệm và hiểu biết, uy tín và giá cả hợp lý. Trên tất cả, nhà tuyển dụng sẽ muốn biết rằng họ đang làm việc với một công ty liêm chính. Các tiêu chí tương tự nên được sử dụng để lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nào. Dịch vụ sàng lọc phải có khả năng và kiến thức đã được chứng minh để cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp này. Việc xem xét trang web và tài liệu của công ty cũng như liên hệ với các khách hàng hiện tại của công ty để có tài liệu tham khảo chuyên nghiệp sẽ hữu ích trong việc thiết lập trình độ chuyên môn của công ty.
Người sử dụng lao động nên xác minh xem công ty có tham gia Hiệp hội quốc gia về các nhà sàng lọc lý lịch chuyên nghiệp (NAPBS) hay không. Tư cách thành viên trong NAPBS thể hiện cam kết về tính chuyên nghiệp và quy tắc ứng xử trong toàn ngành. Ngoài ra, mẫu Yêu cầu Đề xuất có sẵn từ trang web của tác giả được liệt kê bên dưới. Tuân thủ pháp luật và chuyên môn chủ đề
Dịch vụ sàng lọc bắt buộc phải hiểu các luật xung quanh việc sàng lọc và tuyển dụng trước khi tuyển dụng, đồng thời họ cam kết chỉ cung cấp cho chủ lao động những thông tin mà chủ lao động có thể sở hữu hợp pháp.
Đạo luật Báo cáo Tín dụng Công bằng (FCRA) của liên bang chi phối việc sàng lọc lý lịch tại Hoa Kỳ. Đạo luật này định nghĩa một công ty sàng lọc lý lịch là Cơ quan Báo cáo Người tiêu dùng (CRA). CRA phải có hiểu biết sâu sắc về FCRA và các luật hiện hành của tiểu bang kiểm soát mọi thứ từ các biểu mẫu cần thiết và những gì hợp pháp để báo cáo, cho đến cách trả lời câu hỏi hoặc khiếu nại của người tiêu dùng.
CRA có hiểu biết pháp luật của 50 tiểu bang không, vì luật tiểu bang cũng quan trọng như luật liên bang?
CRA có cập nhật cho khách hàng của mình về những thay đổi và phát triển về pháp lý và quy định không?
CRA có cố gắng xem xét các báo cáo hoặc dữ liệu cụ thể trước khi bàn giao chúng cho người sử dụng lao động không?
Công ty có hiểu rằng cái gọi là tìm kiếm cơ sở dữ liệu “tội phạm quốc gia” chỉ là một công cụ sàng lọc thứ cấp và không thể dựa vào như một nguồn thông tin chính không?
CRA có thể hiện sự hiểu biết rằng việc sử dụng hồ sơ tội phạm phải tuân theo luật phân biệt đối xử và lo ngại của EEOC không?
Dịch vụ khách hàng, tư vấn và đào tạo:
Vì sàng lọc trước khi tuyển dụng không chỉ cung cấp dữ liệu thô, chủ lao động nên xác định cách CRA cung cấp dịch vụ khách hàng. Ví dụ, một hệ thống báo cáo sự cố nội bộ là cách thực hành tốt nhất để đảm bảo không có gì lọt qua kẽ hở. Có một người quản lý tài khoản cụ thể biết nhu cầu của nhà tuyển dụng là một lựa chọn tốt hơn so với gọi vào nhóm dịch vụ khách hàng chung. Nhà cung cấp dịch vụ cũng có thể làm việc trực tiếp với bộ phận an ninh hoặc bộ phận Nhân sự để cung cấp bất kỳ hoạt động đào tạo và định hướng nào là cần thiết.
Điều quan trọng nữa là chọn một công ty quen thuộc với bất kỳ nhu cầu đặc biệt nào trong ngành của bạn. Ví dụ: ngành chăm sóc sức khỏe có những mối quan tâm và yêu cầu đặc biệt — các tiêu chuẩn cấp phép và biện pháp kỷ luật riêng.
Giá cả:
Mặc dù điều quan trọng là phải có được mức giá cạnh tranh, nhưng thông thường không nên chọn nhà cung cấp có chi phí thấp nhất. Như người xưa vẫn nói, bạn nhận được những gì bạn phải trả cho. Mặc dù một số công ty có thể giảm một số chi phí thông qua hiệu quả và công nghệ, nhưng một trong những lĩnh vực lớn nhất mà công ty sàng lọc có thể cắt giảm chi phí để hạ giá là thuê ít nhân công hơn và rẻ hơn. Vì sàng lọc là một nghề dựa trên kiến thức được quản lý chặt chẽ, tiêu chí chính để lựa chọn công ty phải là kiến thức, đào tạo và kinh nghiệm của nhân viên phục vụ tài khoản của bạn.
Tiêu chí hoạt động cho các nhà cung cấp thông tin:
CRA có làm rõ cách họ thu thập dữ liệu và quy trình nào được sử dụng nội bộ để đảm bảo độ chính xác và thời gian quay vòng nhanh không? Đôi khi có thể có sự chậm trễ nằm ngoài tầm kiểm soát của CRA; tuy nhiên, điều quan trọng là nhà tuyển dụng phải có báo cáo trạng thái thời gian thực chính xác.
Hỏi về các quy trình Đảm bảo Chất lượng Nội bộ của CRA. Điều này cũng nên bao gồm cách CRA đào tạo và cập nhật nhân viên của mình.
Tùy chọn phần mềm và Internet:
Một nhà cung cấp dịch vụ cũng có thể cung cấp các giải pháp công nghệ phù hợp với thực tiễn tuyển dụng của nhà tuyển dụng. Hầu hết các nhà cung cấp đều có hệ thống trực tuyến và nhiều tùy chọn có sẵn cho sự đồng ý trực tuyến và tích hợp B2B liền mạch với hệ thống tuyển dụng và nhân sự.
Bảo mật và Quyền riêng tư của Dữ liệu; Người giới thiệu:
Thông tin trong một báo cáo lý lịch là nhạy cảm và bảo mật. Các báo cáo phải được giới hạn cho những cá nhân có liên quan trực tiếp đến quá trình tuyển dụng. Một công ty sàng lọc nên có các chính sách và thủ tục để đảm bảo tính bảo mật. Nó sẽ có thể cung cấp một tuyên bố bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư.
Như với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nào, nhà tuyển dụng sẽ muốn kiểm tra tài liệu tham khảo của nhà cung cấp. Giống như một công ty sàng lọc nên tư vấn cho người sử dụng lao động sàng lọc cẩn thận từng ứng viên trước khi họ được tuyển dụng, người sử dụng lao động cũng nên thực hiện sự cẩn trọng tương tự khi thuê một công ty sàng lọc.
Xuân Phương
