Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là một thuật ngữ chung cho một hệ thống phần mềm máy tính hỗ trợ tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác tạo tài liệu và nội dung khác. Nói cách khác, nó sẽ lưu trữ, quản lý và cho phép nhiều dòng truy cập vào tất cả nội dung mà bạn muốn đưa vào bất kỳ cơ sở dữ liệu cụ thể nào. Điều này có thể được thực hiện ở mọi quy mô, từ trang web cá nhân của bạn đến mạng nội bộ cấp doanh nghiệp. Các hệ thống này có nhiều danh mục phụ tập trung vào việc cung cấp dịch vụ quản lý nội dung web hoặc thậm chí nội dung phương tiện. Tuy nhiên, bài viết này tập trung vào việc chọn một CMS cho quy trình làm việc và tổ chức các tài liệu kỹ thuật số trong một thực thể kinh doanh.
Hiện nay có hàng chục giải pháp CMS khác nhau. Một số được phát triển bởi các công ty phát triển phần mềm công nghiệp hàng đầu như Microsoft. Những người khác thì không. Trên thực tế, có nhiều tùy chọn nguồn mở tuyệt vời để xem xét khi tìm kiếm một giải pháp CMS mới.
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng hệ thống nguồn mở là khả năng nghiên cứu đầy đủ nền tảng, lộ trình phát triển, các vấn đề và lợi ích của phần mềm. Mã lập trình là mở và tất cả các chi tiết về sự phát triển của nó cũng vậy. Hiểu tất cả những ưu và nhược điểm của các lựa chọn triển vọng thực sự quan trọng đối với người ra quyết định. Dưới đây là một số phương pháp khác nhau mà bạn có thể sử dụng để hiểu rõ hơn về giá trị của một CMS nguồn mở.
Làm nghiên cứu của bạn
Trước hết, hãy xem lại lộ trình dự án của CMS nguồn mở. Các lộ trình này phải trình bày chi tiết các mục tiêu dài hạn của phần mềm, nội dung chính nào được kết hợp và phiên bản hiện tại nằm ở đâu trong quy trình đó. Rõ ràng, bạn muốn đưa ra quyết định dựa trên mức độ tốt của một sản phẩm nhất định đáp ứng nhu cầu của tổ chức bạn. Tiến hành nghiên cứu này là bước đầu tiên để làm như vậy.
Nhóm phát triển được tổ chức tốt như thế nào? Thật tuyệt nếu lộ trình xuất hiện để cung cấp các giải pháp kịp thời cho nhu cầu của bạn, nhưng liệu có một quy trình phát hành được xác định rõ ràng không? Điều gì về các tiêu chuẩn mã hóa? Đây là tất cả các chỉ số mạnh mẽ bổ sung về khả năng tồn tại lâu dài của sản phẩm CMS và các bản phát hành trong tương lai sẽ hoạt động tốt như thế nào và thích ứng với những thay đổi trong mã hóa, chức năng và tùy chỉnh. Các tính năng chính khác cần được đánh giá bao gồm quy trình kiểm tra và bất kỳ vấn đề vá lỗi nào.
Bạn cũng nên tìm hiểu về đội ngũ quản lý đang điều phối dự án. Có phải CMS là đứa con tinh thần của chỉ một người? Nếu vậy, hãy hiểu đây là một dấu hiệu cảnh báo để tìm kiếm ở nơi khác, vì nhóm hướng dẫn đa dạng hơn sẽ tạo ra sản phẩm đa dạng hơn, cộng tác nhiều hơn với các nhà phát triển khác và mang lại sự ổn định lâu dài hơn cho sản phẩm. Để tìm thông tin này, hãy xem lại trang web và bất kỳ diễn đàn trò chuyện có liên quan nào.
Một vấn đề khác cần xem xét là việc giải quyết bất kỳ lỗi nào được tìm thấy trong phần mềm. Một danh sách dài các lỗi cần sửa đổi không phải lúc nào cũng là điều xấu. Trên thực tế, điều này có thể có lợi vì nó có thể cho thấy mức độ thử nghiệm trước khi phát hành cao và mong muốn mạnh mẽ để cung cấp một sản phẩm có độ tin cậy cao. Tuy nhiên, hãy dành thời gian xem xét chi tiết danh sách lỗi để xác định ai đang phản hồi, các bản sửa lỗi được thực hiện nhanh như thế nào và liệu các giải pháp kết quả có phù hợp hay không.
Kiểm tra phần mềm
Sau khi xem xét các tính năng và giá trị khác nhau của từng tùy chọn phần mềm tiềm năng, bạn nên dành thêm thời gian để chạy thử một hoặc hai trong số các lựa chọn hàng đầu của mình. Hầu hết các CMS nguồn mở đều có sẵn để tải xuống trực tiếp từ trang web của họ hoặc bạn có thể xem qua để giới thiệu một số sản phẩm hàng đầu, chẳng hạn như Drupal, Joomla và Mambo.
Sau đó, yêu cầu một vài thành viên chủ chốt trong nhóm làm việc thông qua bản demo hoặc phiên bản đã tải xuống. Họ sẽ cảm nhận các sản phẩm dựa trên nhu cầu của họ và cung cấp cho bạn phản hồi về ưu và nhược điểm của từng gói phần mềm. Họ cũng có thể thông báo cho bạn về các yêu cầu cụ thể mà họ có, nhờ đó cho bạn cơ hội tùy chỉnh chức năng của phần mềm hoặc loại bỏ bất kỳ sản phẩm nào không có tất cả các tính năng cần thiết.
Điều quan trọng là, bài tập thử nghiệm sản phẩm này sẽ khuyến khích sự đồng tình từ tất cả các bên tham gia thử nghiệm. Đảm bảo tính đúng các tài nguyên bạn sẽ cần để di chuyển dữ liệu, đào tạo tất cả người dùng, tạo sự quan tâm giữa tất cả người dùng và phát triển bất kỳ thuộc tính tùy chỉnh nào cho phần mềm. Với hầu hết các giải pháp CMS, quá trình hợp nhất đầy đủ có thể mất tới một năm. Đảm bảo rằng bạn có các nguồn lực thích hợp cho toàn bộ khoảng thời gian này.
Tìm kiếm hỗ trợ kỹ thuật
Xem xét cách bạn sẽ nhận được hỗ trợ kỹ thuật cho CMS mới của mình. Bạn có thể chọn nhận hỗ trợ nội bộ từ một lập trình viên có trình độ hoặc bạn có thể chọn thuê ngoài các dịch vụ đó. Nếu bạn cần hỗ trợ và không có nhân viên đủ năng lực, thì bạn có thể xem xét hai lựa chọn. Đầu tiên, công ty chịu trách nhiệm phát triển phần mềm này có thể cung cấp hỗ trợ đầy đủ trực tuyến hoặc qua điện thoại. Bạn sẽ cần kiểm tra với từng sản phẩm mà bạn đang chỉ định. Tùy chọn khác là chuyển sang các công ty hỗ trợ bên thứ ba (chẳng hạn như Spike Source) để cung cấp mức hỗ trợ phù hợp mà bạn cần.
Chia sẻ mã tùy chỉnh
Bạn cũng sẽ cần phải quyết định xem bạn có muốn chia sẻ bất kỳ mã tùy chỉnh nào mà bạn đã tạo trên đường dẫn đến tích hợp đầy đủ hay không. Về lâu dài, bạn có được hưởng lợi từ việc các bên khác tiếp tục mở rộng dựa trên mã mới này và khả năng nó được thiết lập thành mã cơ sở của phần mềm không? Hay bạn có lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trong ngành của mình nhờ có quyền truy cập duy nhất vào giải pháp tùy chỉnh này? Có những lợi thế kinh doanh và xã hội mạnh mẽ khi đóng góp lại thứ gì đó mà bạn đã lấy đi, vì vậy hãy xem xét những lợi ích bạn đã đạt được và cố gắng trả lại nếu có thể.
Bằng cách xem xét tất cả các lời khuyên được cung cấp trong bài viết này, bạn đang trên con đường tìm kiếm CMS nguồn mở hoàn hảo để đáp ứng nhu cầu của tổ chức mình.
Khi nói đến việc triển khai một CMS nguồn mở mới, những nỗ lực thành công nhất sẽ là kết quả của quá trình nghiên cứu và thử nghiệm kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Sản phẩm phù hợp có thể mang lại những bước tiến lớn về hiệu quả và khả năng của tổ chức bạn, miễn là bạn chọn sản phẩm một cách khôn ngoan.
Có thể bạn muốn xem thêm : lưới an toàn ban công
Ðăng An
