Không ai hiểu đào tạo như điều phối viên đào tạo, nhưng họ thường thất vọng khi các nhà quản lý bộ phận cố gắng tiết kiệm tiền bằng cách tìm cách loại bỏ đào tạo. Điều này thường liên quan đến việc yêu cầu nhân viên của họ đi tìm các ví dụ trên internet mà họ có thể sử dụng để tạo các ứng dụng của riêng mình.
Tải xuống các ví dụ về phần mềm mà không được đào tạo để hiểu chúng cũng giống như mua một chiếc ô tô mà không biết lái. Bạn không biết phải tìm gì, tính năng nào là quan trọng hoặc những điều cần tránh. Điều này đặc biệt đúng với Microsoft Project và các khóa học Project hoàn toàn không thể thay thế bằng cách lấy ví dụ do người khác viết.
Dự án của bạn không giống bất kỳ ai khác
Lỗ hổng cơ bản khi cố gắng thay thế các khóa học Dự án bằng các ví dụ trên internet là mọi dự án đều có các tính năng độc đáo. Điều này không giống như cố gắng tìm một macro Excel để lật thứ tự của một dải dữ liệu hoặc tính toán ngày Giáng sinh rơi vào năm nay.
Phần lớn công việc quản lý dự án là đưa ra các giả định về nguồn lực, thời gian và các khía cạnh khác của công việc. Mọi nhà quản lý đều phải đưa ra những giả định này và mỗi người sẽ đưa ra những kết quả khác nhau. Những kết quả này không đúng hay sai. Dự đoán tương lai là một nỗ lực không chính xác và tất cả những gì các nhà quản lý có thể làm là đưa ra dự đoán tốt nhất của họ.
Nếu bạn tải xuống một dự án sản xuất các vật dụng màu xanh lam, tác giả ban đầu có thể cho rằng mỗi vật dụng mất một giờ để tạo ra. Tuy nhiên, các vật dụng của bạn mất hai giờ để làm vì chúng được làm thủ công cẩn thận bởi những người thợ thủ công có kinh nghiệm thay vì dập bằng máy. Sử dụng kế hoạch ví dụ sẽ đánh giá thấp thời gian sản xuất cần thiết, dẫn đến thảm họa lập kế hoạch.
Một khóa học về Microsoft Project hướng dẫn người quản lý cách đưa ra những giả định này và cách kết hợp chúng để tạo một kế hoạch dự án thực tế.
cảm hứng không bắt chước
Điều này không có nghĩa là tham khảo các ví dụ về Dự án là một điều xấu. Một người quản lý đã hoàn thành các khóa học về Dự án và có kinh nghiệm lập kế hoạch sẽ có bí quyết xem xét một kế hoạch, phân tích nội dung và các giả định của nó, đồng thời áp dụng nó cho mục đích sử dụng của mình.
Điều hữu ích nhất là xem tài liệu Dự án từ chính công ty của bạn trước. Các giả định về chi phí và nhân lực có thể gần với ước tính của riêng bạn hơn là một số tệp ngẫu nhiên được lấy từ internet. Dự án càng gần với dự án bạn có trong đầu, thì kế hoạch ban đầu càng có thể được tận dụng làm cơ sở cho kế hoạch của riêng bạn.
Tuy nhiên, trong khi các ví dụ chắc chắn có thể hữu ích – không có lý do gì để phát minh lại bánh xe – chúng không thay thế cho việc soạn thảo kế hoạch của riêng bạn. Đảm bảo rằng bạn hiểu ví dụ bạn đang xem và tất cả các thành phần của nó. Nếu không thì tốt hơn hết là bạn nên bắt đầu lại từ đầu và tạo một kế hoạch chứa các giả định phù hợp cho nhu cầu cụ thể của bạn.
Trung Kiên
